Skift kaffeleverandør: sådan planlægger I skiftet og undgår en dag uden kaffe

Før I skifter kaffeleverandør, skal I vide hvad I har i dag, og hvad I vil have fremover. Så bliver tilbuddene lette at sammenligne.

Tjek de her syv punkter:

En kaffeaftale mellem to virksomheder er ikke en forbrugeraftale. Derfor er det kontrakten og betingelserne der gælder, ikke reglerne for private forbrugere.

Et godt tilbud viser hele aftalen, så I kan sammenligne leverandører på andet end kaffen. Se efter de her ting:

• Maskinen: hvilken model, og om den lejes eller købes. Ved leje forbliver maskinen leverandørens. Ved køb bliver den jeres efter fuld betaling.
• Varerne: hvilke varer der er med, og hvordan priserne kan ændre sig.
• Levering: hvor ofte der leveres, og hvor lang leveringstiden er.
• Installation: hvem der sætter maskinen op og viser jeres personale hvordan den bruges.
• Service: hvor hurtigt der kommer en tekniker ved driftsstop, og hvad en serviceaftale dækker.
• Gebyrer: kørsel, opstart og andre poster der ikke står i lejen eller vareprisen.

Et tilbud fra Kaldea gælder i 30 dage, og vi skriver alle priser og gebyrer i tilbuddet. Læs mere i guiden om hvad en kaffeautomat koster. Har I ikke valgt leverandør endnu, så stil dem de 7 spørgsmål til en ny kaffeleverandør.

Ejerskabet afgør hvad der sker med maskinen den dag I skifter.

• Lejet maskine: Den tilhører leverandøren og skal tilbage. Aftal hvornår den bliver hentet, og hvem der betaler for det.
• Købt og betalt maskine: Den er jeres. I kan beholde den, sælge den eller få den fjernet. Om den nye leverandør kan servicere den, afhænger af mærke og model, så spørg før I beslutter jer. Hos os kan I få serviceaftale på en maskine I selv ejer, også når den kommer fra en anden leverandør.
• Købt, men ikke betalt færdig: Tjek hvornår ejerskabet går over. Hos os sker det efter fuld betaling.

Tag et billede af den gamle maskine før den bliver hentet. Så har I dokumentation for standen, hvis der opstår uenighed om returneringen.

Rækkefølgen er det der afgør om skiftet går glat. Gør det i den her orden:

1. Kortlæg forbruget og skriv ned hvad I har i dag.
2. Indhent tilbud fra den nye leverandør. Et tilbud fra Kaldea gælder i 30 dage, så det skal ikke ligge for længe.
3. Vælg en skiftedato og aftal den med både den gamle og den nye leverandør.
4. Bestil de første varer, så de er leveret før maskinen bliver sat op.
5. Book installationen af den nye maskine til før eller på skiftedatoen.
6. Aftal afhentning af den gamle maskine til efter den nye er sat op.
7. Tjek den sidste faktura fra den gamle leverandør.

Den nye maskine skal stå klar før den gamle forsvinder. Det er det vigtigste.

Konkret:

• Overlap hellere end hul. Er der plads og vandtilslutning til to maskiner et par dage, så lad dem stå side om side.
• Ét vandudtag? Så skal den gamle maskine kobles fra og den nye kobles til ved samme besøg. Aftal tidspunktet med begge leverandører.
• Bestil varer i god tid. Vores standard leveringstid for forbrugsvarer er 3-5 hverdage.
• Fortæl kollegerne om det. Sæt en seddel på maskinen med datoen for skiftet.
• Hold en lille reserve af instantkaffe og kopper hvis noget skrider.

Vil I prøve en maskine før I skifter, kan I prøve en kaffeautomat gratis i 7 dage.

Ved første levering af en kaffemaskine sørger vi for installation, indkøring og instruktion af jeres personale. Ingen skal selv sidde med manualen.

Sådan kører det hos os bagefter:

• Leje eller køb: maskinen kan lejes eller købes. Lejeprisen ligger fast, og lejen betales månedligt eller kvartalsvis.
• Levering af varer ugentligt, hver 14. dag eller månedligt. Varepriserne følger verdensmarkedet, og ændringer får I skriftligt mindst 60 dage før.
• Service med udrykning inden for 16 timer ved driftsstop i normal arbejdstid (hverdage kl. 8-17). Det gælder alle kunder, også uden serviceaftale. Serviceaftalen er en separat aftale oven på maskinen og koster normalt 420 kr./md. ekskl. moms. Den gælder også vandautomater og vending-automater.
• Tilbuddet: vi skriver alle priser og gebyrer i tilbuddet.

Så ved I fra første dag hvad I får, og hvad det koster.

Pas især på datoer og logistik. Det her kan gå galt:

• Den gamle maskine bliver hentet før den nye står klar, og kontoret står uden kaffe.
• Varerne kommer for sent, fordi de først bliver bestilt i ugen hvor I skifter.
• Der mangler vand eller strøm der hvor den nye maskine skal stå.
• Den lejede maskine bliver ikke hentet, og leje eller gebyrer løber videre.
• Varer fra den gamle aftale ligger på lager og skal betales.
• Det nye tilbud sammenlignes kun på pris, ikke på service, kørsel og reservedele. Se guiden om hvilken kaffeaftale der er bedst. Før I skriver under på den nye aftale, så tjek de 8 punkter i kaffeaftalen.