Hvilken kaffeaftale er bedst for jeres virksomhed?

De fleste aftaler om kaffe på arbejdspladsen er en af fire typer. Forskellen er hvem der ejer maskinen, og hvem der tager sig af den. Hvad en kaffeordning typisk indeholder, står i guiden om kaffeordning på arbejdspladsen.

Hos os kan I vælge alle fire: maskinen kan lejes eller købes, varerne kommer ugentligt, hver 14. dag eller månedligt, og serviceaftalen kan også fås på en maskine I selv ejer eller har fra en anden leverandør.

Aftalen har de samme dele, om I er 5 eller 150: en maskine I lejer eller køber, varer i fast rytme og service. Det der skifter med antallet af ansatte, er maskinen, mængden af kaffe og hvor tit varerne skal komme. Tabellen viser forbruget i den øverste ende af hver størrelse:

Skønnet bygger på 3 kopper pr. ansat pr. arbejdsdag (Kaldeas erfaring), 5,1 g kaffe pr. kop (BKT) og 21 arbejdsdage om måneden. Maskinforslaget gælder hele bønner; til malet kaffe foreslår vi Wittenborg W100 R&G og til instant Rhea rhTT1.i. Jo større forbruget er, jo oftere skal varerne komme, og I kan vælge mellem ugentligt, hver 14. dag og månedligt.

Lej, hvis I hellere vil have en fast udgift end et stort udlæg på én gang. Køb, hvis I vil eje maskinen og har pengene til det.

Valget ændrer resten af aftalen. En lejet maskine hos os forbliver vores, lejeprisen ligger fast, og lejen betales månedligt eller kvartalsvis. En købt maskine bliver jeres når den er betalt fuldt ud, og så er det jer der bestemmer hvem der servicerer den. Gennemgangen står i guiden om leje af kaffemaskine og i sammenligningen leje eller købe kaffeautomat.

Stil de samme spørgsmål til hver leverandør, og få svarene skriftligt:

1. Hvor hurtigt kommer en tekniker? Spørg om tiden gælder i normal arbejdstid, og om den også gælder uden serviceaftale. Hos os er det 16 timer for alle kunder.
2. Hvad er med i service, og hvad er ikke? Reservedele, kalkfilter, kørsel og arbejdsløn er ikke altid med. Hos os dækker serviceaftalen ikke skader fra misbrug eller manglende daglig vedligeholdelse.
3. Hvordan kan priserne ændre sig? Spørg om varslet, og om det gælder både maskine og varer.
4. Er der gebyrer ud over lejen og varerne? Fx for kørsel, levering eller afhentning af maskinen.
5. Hvad sker der ved opstarten? Bliver maskinen installeret og personalet instrueret, eller koster det ekstra?
6. Hvor tit leveres der, og hvor lang er leveringstiden? Hos os er standard 3-5 hverdage for forbrugsvarer.
7. Kan I prøve først? Hos os kan I prøve en kaffeautomat gratis i 7 dage.
8. Er priserne med eller uden moms? Vores er altid ekskl. moms.

Svarer en leverandør uklart på et af punkterne, så bed om svaret skriftligt. Er I klar til at skifte, står rækkefølgen i guiden om at skifte kaffeleverandør. Korte svar på de spørgsmål vi oftest får, står under spørgsmål og svar.

Regn hver aftale ud over den samme periode, fx et år. Så sammenligner I den samlede regning og ikke bare den første faktura.

1. Brug det samme forbrug i begge regnestykker. Brug kaffeberegneren, hvis I ikke kender jeres tal.
2. Læg de faste udgifter sammen: leje eller køb af maskine, serviceaftale og eventuelle gebyrer.
3. Læg varerne til ud fra jeres forbrug og den liste over varer I faktisk bruger.
4. Skriv ned hvad der ikke er med. En reparation uden serviceaftale er en udgift I ikke kan se i tilbuddet.

Et tilbud fra Kaldea gælder i 30 dage. Henter I flere tilbud hjem, så bed om dem samtidig.

Det afhænger af maskinen, varerne og jeres forbrug, så prisen kommer i et tilbud. Den eneste pris vi skriver offentligt, er serviceaftalen, som normalt koster 420 kr./md. ekskl. moms. Vi skriver alle priser og gebyrer i tilbuddet.

Varepriserne følger verdensmarkedet, og hos os varsles ændringer skriftligt mindst 60 dage før. Se hvad der driver prisen i guiden om hvad en kaffeautomat koster. Om gratis kaffe er skattefrit for medarbejderne, står i guiden er kaffe på arbejdspladsen et personalegode?